Apa Itu 5S?

Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu dan Shitsuke adalah perkataan Jepun yang membawa maksud Sisih, Susun, Sapu, Seragam dan Sentiasa Praktik ini diringkaskan menjadi 5S agar ia lebih mudah disebut dan seringkas penggunaannya. Walaupun ringkas, manfaat dari hasil penggunaannya terserlah dengan gaya kerja yang sistematik. Bermula dengan aktiviti 5S dan seterusnya mengamalkannya dengan penggunaan kaedah dan teknik kawalan kualiti, sesebuah organisasi akan mampu mengekal, menambahbaik dan meningkatkan kualiti kerja.

Sisih (Seiri)

Sisih atau mengasing adalah satu proses kerja mengasing barangan yang perlu daripada sekumpulan barangan yang tidak diperlukan di tempat kerja. Ia adalah proses menentukan barang-barang atau peralatan yang diperlukan atau tidak diperlukan. Proses pengasingan ini membantu dalam menentukan barangan yang mungkin tidak diperlukan sekarang tapi boleh digunakan pada masa hadapan dan peralatan haruslah disimpan di tempat simpanan yang sesuai.

Susun (Seiton)

Menyusun dan melabel dilakukan setelah kesemua barangan yang tidak diperlukan diasingkan. Ini dilakukan bertujuan memudahkan penggunaan dan penyimpanan. Susunan barangan dilakukan mengikut kumpulan yang sama. Dengan berbuat demikian, ia akan membantu mempercepatkan proses kerja bagi mendapatkan barang tersebut apabila diperlukan kelak. Tujuan utama menyusun untuk menjimatkan ruang nampak lebih kemas dan teratur dan memudahkan proses mencari pada masa akan datang.

Sapu (Seiso)

Kebanyakan pekerja akan merasa lebih selesa apabila bekerja dalam persekitaran yang bersih dan segar. Selain dari meningkatkan efisien kerja, menyapu juga boleh mempertingkatkan tahap keselamatan di tempat kerja dan peralatan yang digunakan. Ia bertujuan untuk menghilangkan habuk atau kekotoran yang melekat di lantai, mesin di tempat kerja atau barang-barang yang telah disisih dan disusun. Satu senarai semak hendaklah diletakkan untuk menjadi panduan kepada pekerja tentang apa yang harus dilakukan pada masa akan datang dalam aktiviti ini.

Seragam (Seiketsu)

Seragam hanya dapat dilakukan setelah aktiviti sisih, susun, dan sapu telah disempurnakan. Seragam atau mengekalkan kebersihan tempat kerja pada tahap asal adalah penting agar segala usaha yang dilakukan dalam tiga aktiviti terdahulu tidak menjadi sia-sia. Aktiviti yang dilakukan sendiri oleh kakitangan akan menyemai sifat kekitaan dan cintakan kebersihan di tempat kerja. Justeru, kakitangan akan sentiasa memastikan dan mengekalkan kebersihan tempat kerja mereka.

Sentiasa Amalkan (Shitsuke)

Setiap pekerja perlu faham, patuh, berusaha dan mengamalkan penjagaan kebersihan organisasi serta tempat kerja. Amalan kebersihan memang dituntut oleh semua masyarakat dan juga agama. Walau apa pun situasi kita, memang tidak dapat dinafikan amalan kebersihan merupakan titik tolak untuk menjelmakan peribadi yang mulia. Amalan ini dapat disemai dalam diri individu dengan memberi tunjuk ajar menerusi program latihan secara berkala dan mengamalkan budaya nasihat-menasihati.

5S Tingkat Produktiviti Organisasi

"Mulai tahun ini, Unit Pembangunan Sumber Manusia (Jabatan Ketua Menteri) akan memperkenalkan 5S – Seiri, Seiton, Seison, Seiketsu dan Shitsuke. 5S melibatkan program penyertaan menyeluruh sesebuah organisasi dan adalah kaedah paling efektif untuk memotivasikan seseorang, serta meningkatkan produktiviti dalam sesebuah persekitaran kerja. Ia sungguh mudah dan murah untuk dilaksanakan. Keberkesanannya juga berpanjangan. YB Datuk Amar Haji Abdul Aziz Husain, Setiausaha Kerajaan Negeri ketika menyampaikan Ucapan Perdana 2004.

5S Penyelesaian Bijak

Dokumen yang disusun kemas memudahkan pencarian apabila dikehendaki

Konsep 5S mula diperkenal di negara Jepun pada awal tahun 1980an. Tujuannya menjadikan tempat kerja selesa dan kemas.

Kejayaan pelaksanaan Program 5S di negara itu, terutama dalam sektor perindustrian, telah membawa kepada penggunaannya secara meluas di seluruh dunia pada hari ini. Di Malaysia, konsep itu mula diperkenal pertengahan tahun 1980an dan telah dipraktikkan dalam sektor swasta terutama syarikat-syarikat multi-nasional.

Mengapa Perlu 5S?

Program 5S adalah usaha keseluruhan organisasi bagi menjadikan tempat kerja bersih, tersusun dan bersistem. Melalui amalan 5S, kita akan membina disiplin dan etika kerja yang baik di kalangan warga kerja yang akan menghasilkan prestasi kerja yang lebih baik, kerja berkualiti, memupuk semangat berpasukan dan tolong-menolong yang tinggi.

Amalan 5S juga merupakan teknik yang paling berkesan bagi mewujudkan budaya peningkatan secara berterusan atau dikenali sebagai ‘Kaizen’ dalam Bahasa Jepun.

Perbadanan Produktiviti Negara ( NPC) merupakan antara jururunding kepada organisasi yang berminat melaksanakan Program 5S di negara ini. Perkhidmatan itu disediakan kepada organisasi swasta dan kerajaan. Setiap organisasi yang mendapatkan perkhidmatan NPC akan diberi latihan (3 sesi) dan lawatan konsultasi (6 sesi).

Kakitangan diberi kebebasan menunjukkan kreativiti masing-masing

Objektif Utama Program 5S

 Membina budaya Kaizen di tempat kerja

 Membina kerjasama melalui penyertaan semua

 Membina amalan kepimpinan pengurus dan penyelia

 Meningkatkan infrastruktur untuk melaksanakan program Kaizen yang lebih maju

Ada dua pendekatan untuk mengamalkan 5S:

 Pendekatan Kaizen

 Pendekatan Inovasi

Oleh sebab 5S merupakan aktiviti yang berorientasikan manusia dan proses, pendekatan Kaizen adalah cara terbaik di mana pembaikan dilakukan secara sedikit demi sedikit tetapi berterusan. Bagi menjayakan Program 5S bukanlah semudah yang disangka. Untuk tujuan itu, komitmen yang tinggi diperlukan daripada semua peringkat kakitangan. Antaranya :

 Mengamalkan budaya kerja 5S

 Menetapkan agenda perbincangan untuk pembangunan Program 5S

 Meningkatkan pengetahuan berkaitan 5S

 Meluangkan masa untuk 5S

 Melaksanakan program 5S secara teratur tanpa tergesa-gesa

 Memperuntukkan sedikit kewangan untuk pelaksanaan

Pelaksanaan

Pertama -Mengamalkan Seiri (Sisih)

Menyisih dan membuang barang yang tidak perlu di tempat kerja.

Kedua -Mengamalkan Seiton (Susun)


Menyusun dan menyimpan barang dengan kemas supaya mudah untuk diambil dan disimpan semula selepas digunakan.

Tempat simpanan boleh diakses oleh semua kakitangan.

Barang atau dokumen yang paling kerap digunakan diletakkan di tempat yang mudah dicapai.

Semua tempat dokumen atau barang diberi label.

Gunakan warna label bagi mendapatkan keceriaan.

Ketiga – Melaksanakan Seiso (Sapu)


Bentuk tugas pencucian dan mengemas mengikut kumpulan

Mempamerkan peta kawasan pembersihan dan tugasan

Menggabungkan aktiviti sapu,kilatkan,semak dan betulkan

Buat dengan kerjasama semua kakitangan

Keempat – Melaksanakan Seiketsu (Seragam)


Apabila tiga konsep di atas dilakukan akan wujud penyeragaman

Peraturan yang boleh dipatuhi oleh semua kakitangan diwujudkan

Kelima -Mengamalkan Shitsuke (Sentiasa Amal)


Audit dalaman 5S dilakukan secara berterusan

Melantik orang yang bertanggungjawab untuk kawasan tertentu

Memberi hadiah atau penghargaan bagi kumpulan yang berjaya mengamalkan 5S

Keenam -Persijilan 5S


Pertandingan antara organisasi 5S

Anugerah amalan 5S

Organisasi model

Mengubah Kebiasaan Kita

“Amalan 5S bukan suatu yang sukar untuk dilaksanakan” - Tuan Haji Abang Mohd Shibli bin Haji Abang Mohd Nailie, Pengurus Besar Tabung Baitulmal Sarawak

Adakah ini dapat dilakukan? Mungkin ini yang terlintas di fikiran apabila membaca tajuk artikel ini. Namun ini tidak mustahil walaupun tidak semudah yang disangkakan. Tabung Baitulmal Sarawak (TBS) telah membuktikan bahawa ianya boleh dilakukan dan mereka telah melakukannya dengan berkesan sekali.

Mengubah Kebiasaan Kita adalah motto TBS dalam melaksanakan 5S di organisasi mereka. TBS (ibupejabat) mempunyai kira-kira 100 kakitangan dan kini sejak pelancaran amalan 5S mereka pada 31 Januari 2005 yang lalu, badan ini telah berjaya menjadikan operasi atau proses kerja serta suasana kerja kakitangannya menjadi lebih baik dan ini telah menyumbang kepada peningkatan produktiviti mereka.

TBS pada 29 November 2005 lalu, telah memperolehi Anugerah Khas 5S Kebangsaan 2005 bagi kategori Sektor Awam Malaysia dan pada Oktober 2005, TBS telah diperakuri dengan pensijilan MS ISO 9001 : 2000 bagi Pengurusan Agihan Zakat kepada Pelajar IPTA/IPTS. Sementara pada Ogos 2005 yang lalu, TBS telah dinobatkan sebagai penerima berprejtij Perkhidmatan Awam Negeri Sarawak iaitu Anugerah Kualiti Ketua Menteri 2005 (Kategori Agensi/Jabatan Kerajaan yang mempunyai jumlah kakitangan melebihi 51 orang tetapi kurang daripada 200 orang).

Anugerah-anugerah ini adalah sebagai bukti bahawa pelaksanaan dan inisiatif serta tindakan proaktif TBS dan kakitangannya dalam meningkatkan keupayaan sistem penyampaian perkhidmatan mereka.

Dalam melaksanakan 5S mereka, TBS mengguna pakai konsep I.M.A.N (I – Imiginasi; M – Merancang; A – Aplikasi dan N – Nilai). Melalui konsep ini kakitangan TBS telah berjaya melakukan perubahan menyeluruh.

Pelaksanaan 5S juga menghendaki semua anggota organisasi terlibat sama serta bertanggungjawab dalam memastikan etika pelaksanaannya diikuti

Bagi Tuan Haji Abang Mohd Shibli bin Haji Abang Mohd Nailie, Pengurus Besar Tabung Baitulmal Sarawak, aplikasi 5S adalah suatu yang mudah serta tidak melibatkan kos yang banyak dan ianya sebenarnya boleh digunapakai di mana-mana organisasi.

“5S melibatkan semua peringkat anggota organisasi dan ini sebenarnya lebih memberi manfaat kepada penambahbaikan menyeluruh organisasi di mana setiap orang dapat menyumbang dan ianya juga adalah satu proses yang dinamik”

“Ianya bukan sahaja mudah untuk dilaksanakan malah ianya juga menjadi pencetus serta penggalak kepada usaha kreatif dan inovasi di kalangan anggota organisasi”

Menurut beliau lagi, amalan 5S secara langsung dan tidak langsung memupuk persaingan sihat di kalangan anggota organisasi. Tuan Haji Abang Mohd Shibli seterusnya menambah, melalui amalan 5S, ianya dapat membentuk nilai atau semangat pemilikan dan semangat atau nilai ini adalah suatu yang memberi kesan yang positif kepada organisasi iaitu melaluinya anggota organisasi akan berasa bertanggungjawab dan sayang ke atas kemudahan atau peralatan yang diamanahkan kepadanya.

Ini secara tidak langsung akan membudayakan nilai-nilai menghargai serta menjaga kepentingan bersama dan dapat mengelakkan berlakunya kerosakan yang kerap ke atas kemudahan dan peralatan yang sedia ada. Ini dalam jangka panjang akan menjimatkan kos penyelenggaraan. Ditanya tentang penerimaan kakitangan TBS tentang 5S ini, beliau menyatakan bahawa dia mencabar kakitangan TBS untuk menerima pakai amalan ini. Mengapa perlu mereka dicabar?

Beliau menjelaskan lanjut, adalah tidak sukar dan mustahil untuk melaksanakan 5S kerana jika diperhatikan, amalan ini amat berjaya di kilang-kilang, sedangkan pekerja kilang kebanyakannya memiliki pendidikan yang minimum berbanding dengan kakitangan TBS yang memiliki tahap pendidikan yang lebih baik.

 

 

Cabaran itu telah disahut dengan penuh yakin dan kini TBS dan kakitangannya telah membuktikan ianya tidak sukar dan tidak mustahil. Kini TBS adalah
antara agensi kerajaan yang menjadi contoh ikutan dan dijadikan sebagai penanda aras pelaksanaan dan pencapaian 5S di negeri ini.

Tuan Haji Abang Mohd Shibli turut menyatakan bahawa dengan pelaksanaan 5S, TBS dapat memperolehi pensijilan MS ISO 9001 : 2000 dengan mudah
memandangkan asas ke arah mendapatkan pensijilan itu telahpun mereka laksanakan melalui 5S.

Beliau seterusnya mencadangkan agar mana-mana jabatan atau agensi kerajaan yang ingin mendapatkan pensijilan MS ISO ataupun memulakan inisiatif kualiti di organisasi mereka memulakannya terlebih dahulu dengan amalan 5S.

	5S bukan sahaja menjadikan tempat bekerja bersih dan selesa malah memudahkan serta memendekkan masa dalam proses pelaksanaannya
Komunikasi dan promosi dalam amalan 5S juga penting bagi memastikan setiap anggota dalam organisasi sentiasa faham dan mengetahui perkembangan semasa pelaksanaan 5S
	‘Wakaf’ yang disediakan di perkarangan pejabat ini bukan sahaja berfungsi sebagai salah satu daripada elemen hiasan taman tetapi juga digunakan sebagai tempat untuk perbincangan tidak formal
‘Reverse Parking’ juga merupakan keperluan yang mesti diikuti dalam amalan 5S di Tabung Baitulmal Sarawak
	Amalan 5S menghendaki proses sisih, susun, sapu dan seragam dilakukan setiap masa bagi memastikan suasana sentiasa kemas dan teratur yang akan membolehkan pelaksanaan kerja lebih cekap
Saling ingat mengingati sesama kita adalah antara tanggungjawab bersama yang harus dilaksanakan yang merupakan penyumbang utama kepada pelaksanaan 5S yang berkesan
	Laporan Penilaian Semula Fokus Korporat Tabung Baitulmal Sarawak dapat dihasilkan dengan cepat dan mudah dengan menggunakan peralatan peningkatan kualiti dan amalan 5S yang berkesan
Stor Tabung Baitulmal Sarawak … tersusun kemas, bersih dan memudahkan proses pencarian
	Melalui 5S proses kerja dapat dibaiki, ditingkatkan dan dapat juga disingkatkan. Di Tabung Baitulmal Sarawak, proses mencari fail pelanggan (pembayar zakat) hanya mengambil masa 30 saat sahaja

 Pelaksanaan 5S yang Berkesan

Untuk mendapat hasil yang optimum daripada pelaksanaan 5S di organisasi kita, beberapa perkara berikut boleh membantu :

 Dapatkan sokongan dari peringkat pihak pengurusan atasan. Komitmen pihak pengurusan atasan dapat mewujudkan suasana yang sesuai bagi pelaksanaan 5S selain mampu memberi kesan yang lebih berpanjangan.

 Sediakan prasarana yang bersesuaian. Adalah penting dikenal pasti terlebih dahulu aspek atau ruang yang bersesuaian untuk dilaksanakan 5S dalam organisasi. Untuk itu adalah perlu diwujudkan beberapa jawatankuasa bagi pelaksanaan 5S

 Sediakan dan lancarkan sistem atau kaedah komunikasi yang sesuai. Ini penting bagi memberikan penerangan akan keperluan, kepentingan dan kebaikan 5S di organisasi kita kepada staf lain. Untuk itu beberapa kaedah boleh digunakan misalnya :
a. Melalui mesyuarat
b. Menggunakan intranet atau laman web organisasi
c. Papan kenyataan
d. Poster
e. Surat Berita Dalaman ( Newsletter)

 Mengadakan latihan kepada kumpulan-kumpulan yang terlibat dalam 5S dan staf lain di organisasi kita. Adalah perlu dirancang latihan asas 5S kepada setiap staf. Ini bagi membolehkan seluruh staf organisasi tahu apa peranan yang harus mereka laksanakan dalam 5S

 Mulakan dengan projek perintis 5S. Pilih kawasan yang kebanyakan staf tidak "teringin" untuk bekerja, mungkin kerana terlalu sesak, tidak terurus dan sebagainya. Kawasan berkenaan juga harus mempunyai kesan visual positif apabila 5S dilaksanakan. Dengan pengalaman projek perintis ini kelak dapat digunakan untuk merancang pelaksanaan 5S yang lebih menyeluruh dalam organisasi.

 Wujudkan dan kongsikan Best Practices. Sediakan dan gunakan pangkalan data berkaitan amalan-amalan yang terbaik dan mesti dikongsikan dengan staf yang lain.

 Sediakan pelan pelaksanaan 5S yang menyeluruh. Hasil dari pelaksanaan projek perintis 5S, adalah penting dilakukan penilaian dan semakan. Dapatkan maklumbalas dan idea daripada ahli kumpulan projek perintis 5S berkenaan untuk input penambahbaikan dalam pelan pelaksanaan 5S organisasi

 Sentiasa menilai dan membuat pengubahsuaian. Dalam pelaksanaan 5S, setiap masalah yang dihadapi harus dijadikan teladan dan daripadanya mesti dilakukan penambahbaikan. Ubahsuai atau pilih pendekatan dan kaedah pelaksanaan bagi memastikan 5S di organisasi kita lebih "segar".